PROCEDIMENTOS INTERNOS PARA CONFORMIDADE COM A LGPD
1. OBJETIVO
Este documento estabelece os procedimentos internos para garantir a conformidade da empresa com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD - Lei nº 13.709/2018), assegurando a privacidade e segurança das informações de clientes, colaboradores e terceiros.
2. ESCOPO
Aplica-se a todos os colaboradores, fornecedores e terceiros que tratem dados pessoais em nome da empresa, abrangendo coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento e descarte dessas informações.
3. PRINCÍPIOS DA LGPD
Todas as atividades de tratamento de dados pessoais devem seguir os seguintes princípios:
● Finalidade: Processamento para propósitos legítimos, informados ao titular.
● Necessidade: Coleta apenas dos dados estritamente necessários.
● Transparência: Titulares informados sobre o tratamento dos dados.
● Segurança: Medidas técnicas e administrativas para proteção dos dados.
● Responsabilização: Documentação e auditoria das práticas adotadas.
4. PROCEDIMENTOS
4.1. Coleta e Tratamento de Dados Pessoais
● Antes da coleta, definir a finalidade e a base legal para o tratamento.
● Obter consentimento sempre que exigido pela LGPD.
● Manter registro atualizado das atividades de tratamento de dados.
4.2. Direitos dos Titulares
A empresa deve disponibilizar um canal para que os titulares possam exercer seus direitos, incluindo:
● Acesso e confirmação de tratamento dos dados pessoais.
● Correção de informações incompletas ou desatualizadas.
● Solicitação de exclusão ou anonimização dos dados.
● Revogação do consentimento, quando aplicável.
4.3. Medidas de Segurança
● Implementar controles de acesso e autenticação para dados sensíveis.
● Realizar backup seguro e criptografia de dados armazenados.
● Monitorar sistemas para prevenir e detectar ameaças cibernéticas.
● Garantir que somente colaboradores autorizados tenham acesso aos dados pessoais.
4.4. Compartilhamento e Transferência de Dados
● O compartilhamento de dados deve ocorrer apenas com fornecedores e parceiros que garantam conformidade com a LGPD.
● Assinar contratos de proteção de dados com terceiros.
● Para transferência internacional, verificar se o país destinatário oferece nível adequado de proteção.
4.5. Retenção e Descarte de Dados
● Definir prazos de retenção para cada tipo de dado pessoal.
● Armazenar os dados apenas pelo tempo necessário para sua finalidade.
● Realizar o descarte seguro por meio de técnicas como anonimização ou destruição definitiva.
4.6. Gerenciamento de Incidentes e Vazamentos de Dados
● Notificar imediatamente a equipe de segurança da informação em caso de incidente.
● Registrar e investigar qualquer suspeita de vazamento de dados.
● Notificar a ANPD e os titulares afetados em casos de comprometimento dos dados.
4.7. Treinamento e Conscientização
● Realizar treinamentos periódicos sobre proteção de dados para todos os colaboradores.
● Criar materiais educativos sobre boas práticas de segurança e privacidade.
● Manter uma cultura organizacional de responsabilidade na proteção de dados.
4.8. Auditoria e Monitoramento
● Conduzir auditorias periódicas para avaliar a conformidade com a LGPD.
● Revisar e atualizar as políticas de proteção de dados conforme necessário.
● Monitorar continuamente processos e sistemas para garantir segurança.
5. ENCARREGADO DE DADOS (DPO)
A empresa designará um Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO), responsável por:
● Orientar sobre a conformidade com a LGPD.
● Atuar como canal de comunicação entre a empresa, titulares de dados e a ANPD.
● Monitorar e reportar eventuais falhas e incidentes.
6. DISPOSIÇÕES FINAIS
O presente procedimento deve ser revisado periodicamente para garantir sua efetividade. O descumprimento pode acarretar medidas disciplinares e responsabilização conforme a legislação vigente.